Vidensdeling: Elektronisk Sags & Dokument Håndtering (ESDH)

• Vidensdeling
• Elektronisk Dokument Håndtering (EDH)
• Elektronisk Arkiv
• Sagsstyringssystem

Kært barn har mange navne, men alt i alt handler det om, at man ønsker at IT skal hjælpe til med at styre den viden man har, og sikre at viden flyder frit i virksomheden, at alle nemt kan få et overblik over de ting som vedrører en sag/emne og ikke midst, at de altid får de nyeste versioner, med mulighed for at se hvilke ændringer der har været.

ESDH – Hvad er det for en fisk?

Engang var det nok at have styr på sine dokumenter, og mange systemer fokusere stadig på dette. Og det er jo også godt nok hvis det er det elekroniske arkiv man er på jagt efter, men der har man i Danmark været lidt længere fremme i skoen, for typisk er det jo ikke nok bare at have styr på dokumenter, normalt hænger de altid sammen med en sag af en slags samt med reference til nogle parter i denne sag… Derfor kom ESDH frem, Elektronisk Sags- og Dokument Håndtering. Det er altså et udvidet dokumenthåndtering hvor man hænger det op på sager og emner, så man i stedet for har et vidensdelingssystem hvor man har al sin viden liggende…

ScanJour Captia

Der findes en række systemer som kan leverer ESDH-løsninger, og det kommer an på hvilke behov du har, der afgør hvilket system der vil være det rigtige for dig. Vi har kendskab til flere systemer, men et af dem vi har allerstørst kendskab til, er ScanJour Captia, der er et dansk system der startede med at være målrettet den offentlige sektor i Danmark, men nu er udbredt til flere lande og flere og flere private kunder, som også ønsker at få styr på sin viden.

Captia findes i flere versioner, et standard som langt de fleste vil kunne få glæde af, samt en speciel Kommune-version tilpasset arbejdsgangene og behovene i kommunerne.

Læs mere om Captia her, eller book et møde hos os og få en demo.

Slut- og Superbruger support

I vores servicedesk er mange højt uddannet i Captia, og vil kunne hjælpe med den daglige support, både til den almindelige slutbruger og til superbrugere der kender systemet ud og ind. Og det er både med det daglige arbejde i Captia (hvordan man bruger det) over hvordan arbejdsgangene skal være til administration af systemet. Kort sagt, kan vi være din forlængede arm og hjælpe dig igennem hele processen og supportere dig fra start til slut.

Administration af systemet

I et ESDH system er der en del administration af diverse ting, og en masse af de ting er noget man ikke lige kommer ind i til dagligt… Men det behøver du ikke bekrymre dig om, for vi har administratorer i systemet som står klar til at hjælpe dig, både med selve rettelsen, men også rådgivning i hvad der er muligt og hvad konsekvensen måtte være.

Drift og vedligeholdelse

Selve driften af systemet når det er sat op har vi også stor erfaring i, og vil hurtigt kunne hjælpe med at løse hvad der måtte være af udfordringer i det daglige, samt opdateringer af systemet. Vi er partnere hos ScanJour og har derfor adgang til viden og hjælp der, men har gennem årene arbejdet med flere forskellige installationer af Captia og her stor erfaring og how know i hvordan Captia opfører sig…

Installation og opsætning

Vi kan også hjælpe med at analysere hvad du har brug for. Og skulle det vise sig at Captia bliver det endelige valg, vil vi kunne hjælpe med hele den tekniske del, fra bestilling af udstyr, opsætning af systemet, udrulning til alle brugerne samt undervisning af disse… Kort sagt, kan vi være behjælpelige med hele processen.

Forandringsledelse

Nu er det at gå over til et ESDH system ikke bare at tage et IT-system i brug. Der skal kigges på arbejdsgange, kommunikation og forandringsledelse for at sikre at systemet bliver brugt og du får det udbytte som forventet. Men denne del kan vi også hjælpe med, selvom at vi ikke kan tage ansvaret for det, det ligger altid hos kunden, men vi kan hjælpe så meget som det er muligt med forandringsprocessen.